Suatu perusahaan dengan ukuran bisnis di tingkat koordinasi atau usaha menengah akan memiliki kriteria keragaan teknologi informasi yang berbeda dengan unit usaha yang berada pada posisi delegasi, ataupun kolaborasi.
Berikut ini bantuan kriteria yang dapat digunakan pada saat melakukan penilaian terhadap perusahaan di level koordinasi:
Nilai 0 digunakan jika perusahaan
Tidak memiliki tim IT
Nilai 1 digunakan jika perusahaan
Memiliki tim IT tetapi tidak menghasilkan produk yang dapat digunakan oleh unit usaha.
Nilai 2 digunakan, jika perusahaan
Memiliki tim IT namun tidak sesuai dalam hal ukuran dan kapabilitas.
Tentu saja produk yang dihasilkan kemungkinan besar akan tidak selaras (aligned) dengan kepentingan atau kebutuhan perusahaan.
Nilai 3 digunakan, jika perusahaan
Memiliki tim IT yang sesuai dalam hal ukuran dan kapabilitas untuk mendukung kepentingan dan kebutuhan perusahaan.
Produk yang dihasilkan tidak selaras dengan kepentingan atau kebutuhan perusahaan.
Nilai 4 digunakan, jika perusahaan
Memiliki tim IT yang sesuai dalam hal ukuran dan kapabilitas untuk mendukung kepentingan dan kebutuhan perusahaan.
Produk yang dihasilkan selaras dengan kepentingan atau kebutuhan perusahaan.
Nilai 5 digunakan, jika perusahaan
Memiliki tim IT yang sesuai dalam hal ukuran dan kapabilitas untuk mendukung kepentingan dan kebutuhan perusahaan.
Produk yang dihasilkan selaras dengan kepentingan atau kebutuhan perusahaan.
Menggunakan beberapa atau salah satu fitur berikut ini
Internet of Things
Artificial Intelligent
Dua kutub yang harus digunakan oleh para pimpinan sebagai dasar pertimbangan dalam mengambil keputusan adalah
Menjaga agar ukuran dan kapabilitas tim IT sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tidak overbudget tetapi juga tidak terlalu kecil.
Menjaga agar produk yang dihasilkan tim IT tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Juga tidak terlalu mahal, tetapi tetap dapat digunakan dengan baik.
Berikut ini adalah beberapa faktor yang dapat digunakan untuk menilai keragaan organisasi IT dalam perusahaan:
Ukuran usaha.
Jenis usaha.
Ukuran usaha dapat menggunakan kriteria phase corporate management yang sudah dibuat dalam balanced pillars. Artinya, jika ukuran usaha anda adalah creative tentu tidak bijak jika memiliki organisasi IT yang diperlukan untuk ukuran usaha alliances. Contoh ekstrim-nya, unit usaha yang menangani 3 unit toko kecil, tentu tidak membutuhkan personil IT yang mencakup CTO, manager, kelompok programmer beserta system analyst-nya, apalagi sampai ke crunch manager.
Jenis usaha mempengaruhi karena jenis piranti lunak, akuntansi biaya, dan seberapa jauh teknologi informasi akan diterapkan dalam business process usaha. Jika usaha anda melibatkan pelayanan finansial, tentu saja support IT yang sangat handal menjadi keharusan yang tidak bisa dibantah. Saat ini kita tidak memungkinkan menyediakan jasa fasilitas finansial tanpa melibatkan aplikasi mobile, aplikasi web, dan sistem keamanan yang menyeluruh.
Dengan demikian, penyusunan key performance indicator perlu memperhatikan 2 faktor di atas. Bagaimana menentukan kriteria pencapaian yang sesuai dengan ukuran institusi dan bidang usaha yang digeluti.
Penerapan 7 Right di perusahaan bisa dianalogikan seperti menerbangkan pesawat terbang, yaitu:
CEO: Pilot
Get the Right People: Penumpang yang tepat
Do the Right Things: Tetapkan tujuan bersama
Do Things Right: Aturan dan rambu-rambu
Do at the Right Time & Do it Right Now: Pemeliharaan dan perbaikan pada waktu yang tepat serta tidak ditunda
Right Growth: Pengendalian kecepatan
Yes We Are Right: Semua pihak harus merasa puas
Selain analogi pesawat, 7 Right terlihat lebih jelas dengan menggunakan analogi bangunan, yang mana “Get the Right People” merupakan fondasi dasar yang sangat penting pada sebuah bangunan. Kemudian ditopang dengan keempat pilar, yaitu “Do the Right Things, Do Things Right, Do at the Right Time, dan Do it Right Now”. Setelah lantai 1 berdiri dengan baik, kemudian dilanjutkan dengan pembangunan lantai 2 yaitu Right Growth, dan Yes We Are Right berfungsi sebagai atap yang memayungi serta melindungi arah perusahaan.
Get the Right People.
Pada era sekarang, sumber daya perusahaan yang paling berharga bukan lagi orang, melainkan orang yang tepat. Para CEO dan manajer harus juga merangkap fungsi Human Resources Development (HRD). Mereka terlibat di dalamnya, memilih orang-orang dalam timnya, dan kemudian menempatkan mereka di posisi yang tepat. Untuk jabatan key position, CEO harus tetap turun tangan langsung dalam memilih orang untuk betul-betul mendapatkan orang terbaik.
Karakter adalah persyaratan utama dan nomor 1 dalam mencari orang yang tepat. Carilah orang yang tepat tersebut pada awalnya di dalam perusahaan, jika tidak ada barulah mencarinya di luar perusahaan. Fokuslah pada pengembangan orang yang tepat tersebut (yang sudah berada dalam pesawat), tetapi jangan juga terlalu mengekangnya. Gunakan selalu prinsip sediakan lahan untuk tumbuh kembang mereka, Anda hanya perlu memberinya pupuk dan air. Usahakan Anda mendapatkan seorang pelukis dibanding seorang juru gambar. Seorang pelukis akan memberikan warna tersendiri untuk kesuksesan perusahaan Anda. Keberhasilan Anda kelak akan diukur oleh kemampuan Anda mencetak pemimpin-pemimpin baru berikutnya.
Do the Right Things.
Sebelum menentukan visi dan misi, sebaiknya harus yakin dahulu terhadap bisnis modelnya. Di sebagian perusahaan ini disebut dengan What Business Are We In (WBAWI), singkatnya bisnis apa yang bisa dijalankan dan tentunya menghasilkan uang. Carilah model bisnis di mana Anda memiliki core competence-nya.
Visi, misi, strategi, struktur organisasi adalah pekerjaan selanjutnya yang harus dibereskan. Masing-masing anggota dalam tim harus betul-betul mengerti tentang visi dan misi perusahaan, bukan hanya sekedar tahu karena tim inti inilah yang nantinya akan membantu menjabarkan dan mensosialisasikan kepada seluruh karyawan. Bahkan mereka harus dilibatkan secara penuh dari awal penyusunan visi dan misi tersebut. Pembuatan visi dan misi harus realistis dan tidak mengawang-awang di mana orang-orang dalam tim yakin dapat mencapainya. Visi misi tidak datang dari kepala CEO semata, tetapi juga dari seluruh tim meskipun gambaran lukisan yang diimpikan sudah ada di otaknya. Libatkan mereka agar mereka merasa memiliki visi misi tersebut. Berbicaralah visi misi secara konsisten dari waktu ke waktu agar seluruh tim merasakan dan bahkan hidup dengan visi misi tersebut. Gunakan strategi yang unik (winning concept) untuk mencapai visi misi tersebut.
Tugas berikutnya adalah pemimpin menentukan di mana orang-orangnya duduk di dalam pesawat. Seorang pemimpin harus memiliki strategi seperti dalam peperangan, siapa yang menjadi prajurit di garis depan, siapa yang menjadi komandan lapangan, jendral, hingga ahli strateginya. Tempatkan orang-orang tepat Anda di tempat yang tepat pula (right people in the right place). Jangan memberikan orang-orang Anda job description, berilah job responsibility kepada mereka dan biarkan mereka menentukan job description-nya masing-masing.
Do Things Right.
Lima langkah dalam “Do Things Right” adalah:
Membuat aturan main
Membuat sistem penghargaan
Membentuk pusat pelatihan
Membentuk budaya perusahaan
Memanfaatkan jasa penasihat ahli dan IT
Membuat aturan main.
Aturan main ini adalah Peraturan Perusahaan (PP) dan SOP. Dengan adanya PP dan SOP ini akan membuat karyawan bekerja aman, nyaman, dan ada kepastian.
Membuat Sistem Penghargaan.
Dalam pemberian penghargaan, harus ada mix antara materi dan non materi. Belum tentu pemberian materi yang banyak akan memotivasi karyawan yang bersangkutan.
Penerapan sistem KPI juga harus dinamis, sesuaikan dengan kondisi perusahaan dan karyawan saat itu. Tambahkan frekuensi pengadaan perayaan-perayaan, karena perayaan akan membuat suasana pengakuan menjadi berbeda.
Produktivitas tenaga kerja akan meningkat dengan pemberian reward and punishment yang tepat.
Membentuk Pusat Pelatihan.
Manfaatkanlah orang-orang internal Anda sendiri sebagai trainer. Banyak manfaat yang bisa diambil baik dari sisi karyawan yang bersangkutan maupun dari sisi perusahaan. Tujuan dari pelatihan adalah membentuk para pesertanya dari segi heart, mind, dan skill. Jika ketiga hal tersebut sudah diberikan maka soul akan muncul dengan sendirinya.
Membentuk Budaya Perusahaan.
Banyak perusahaan tidak konsisten menjalankan PDCA. Itulah yang membedakan mengapa perusahaan Toyota dapat menjadi perusahaan kelas dunia karena mereka mampu memutar roda PDCA dengan sangat ketat dan konsisten.
Rapat kerja (Raker) mempunya banyak sekali manfaat, bukan hanya sebagai pertemuan untuk me-review pencapaian, tetapi juga alat untuk mengatur dan memosisikan orang-orang, perayaan, benchmarking, motivasi, dan membangun tim, serta coaching and counseling.
Penerapan Toyota Production System (TPS) sifatnya valid untuk diterapkan di lingkungan non pabrikan, seperti perusahaan dagang dan jasa. salah syarat agar kaizen bisa berjalan dengan baik adalah Anda mengetahui detail permasalahan.
Masih banyak pemimpin yang terjun mengurusi hal-hal yang bersifat operasional dan melupakan tugas utamanya sebagai seorang ahli strategi dan penyederhanaan masalah-masalah yang timbul. Simplifikasi adalah masalah pola pikir, biasakanlah diri Anda sebagai pemimpin melihat setiap permasalahan dari atas sebuah helikopter (helicopter view).
Tidak perlu melakukan hal-hal yang rumit untuk menghasilkan sesuatu yang besar. Hal-hal kecil jika dilakukan dengan konsisten akan menghasilkan hal-hal yang luar biasa. Selalu men-benchmark perusahaan-perusahaan lain yang lebih baik untuk terus melakukan perbaikan, tidak boleh ada terucap Andalah yang paling hebat. Gunakan penasihat ahli (advisor) dan IT untuk mempercepat proses perubahan perusahaan Anda.
Do it Right Now & Do at the Right Time.
Sering kali kita diberi nasihat berpikirlah sebelum bertindak. Akibatnya kita berpikir terus tanpa bertindak apa-apa. Jika hal tersebut penting, segera bertindak, jangan terlalu lama berpikir atau banyak pertimbangan. Bertindak segera. Belajar dari kegagalan perusahaan besar sekelas KODAK yang terlalu banyak berpikir dan pertimbangan untuk menanggapi perubahan arus digitalisasi. Padahal KODAK merupakan pionir film fotografi yang berpamor kuat, ternyata usia ratusan tahun yang mengandalkan banyaknya asam-garam pengalaman tidak menjamin sebuah perusahaan bertahan di tengah gempuran kemajuan zaman.
Ungkapan just do it memang mengandung risiko yang cukup tinggi, tetapi sering kali memberikan lebih banyak manfaat dibandingkan mereka yang terlalu banyak pertimbangan. Lakukan juga sesuatu hal tepat pada waktunya, misalkan dalam memberikan pelatihan materi kepemimpinan untuk seorang staf biasa pada saat yang belum tepat. Tetapi berikanlah saat ia telah menjadi seorang supervisor. Biasakanlah untuk memprioritaskan setiap permasalahan ke dalam kelompok penting (important) dan segera (urgent)/ harus dibereskan. Jika hal ini tidak Anda biasakan maka selamanya Anda akan menjadi pemadam kebakaran.
Right Growth.
Terusan proses-proses yang sudah baik pada perusahaan Anda sehingga bisnis yang exist saat ini terus tumbuh bahkan melakukan terobosan-terobosan. Jangan terpaku pada WBAWI, serta pada visi dan misi masa lalu. Bukannya Anda yang harus menyesuaikan WBAWI, visi dan misi, melainkan hal-hal tersebut yang harus menyesuaikan Anda. WBAWI, visi dan misi disusun karena mimpi-mimpi Anda dan tim tentunya, sebagaimana GE di era Jack Welch melakukan perubahan 180 derajat dengan memasuki bisnis finansial. Tetap berpikir out of the box, lanjutkanlah dengan membuka bisnis-bisnis baru sehingga kelak perusahaan Anda dapat menjadi suatu holding company (korporasi).
Yes We Are Right.
Konfirmasi kepada berbagai pihak, seperti: konsumen, karyawan, supplier/principal, pemegang saham, masyarakat sekitar, dan pemerintah mutlak dilakukan untuk memastikan proses yang kita lakukan sudah benar atau belum.
Penyelenggara: Institut Transportasi dan Logistik Trisakti
Lokasi: Kampus ITL Trisakti
Perkembangan gaya hidup masyarakat yang menginginkan kemudahan, kecepatan, dan ketepatan dalam segala hal sehingga terjadilah revolusi industri 4.0, yang mana teknologi digital memiliki peran penting dalam mengubah perkembangan bisnis. Peran logistik bukan lagi sekedar pergudangan dan perpindahan barang saja, akan tetapi dituntut untuk menerapkan end-to-end integrated supply chain system yang dapat memudahkan proses administrasi pencatatan keluar-masuk gudang dan database yang terintegrasi.
Perkembangan Ekonomi Indonesia vs Tantangan Industri Logistik.
Ini adalah simulasi berdasarkan intuisi, namun bila dicermati lebih dalam ini menjadi penting untuk dijadikan roadmap bagi pelaku bisnis logistik di Indonesia. Tahun 2018 kemarin PDB industri logistik Indonesia mencapai $30 Milyar dengan pencapaian market share hanya 10%. Pada tahun 2050 PDB Indonesia diperkirakan akan mencapai $10 Triliun dan tantangannya adalah apabila market share 2050 tetap 10% maka PDB industri logistik hanya meningkat menjadi $300 Milyar. Intuisi kami bahwa market share industri logistik pada 2050 bisa tembus 40% sehingga PDB juga akan tembus di angka $1,2 Triliun asalkan para pelaku bisnis logistik bisa lebih berani mengambil peran dan mampu memanfaatkan peluang-peluang yang ada.
Berikut adalah analisa kondisi yang ada saat ini, yang mana pelaku bisnis logistik di Indonesia kurang berani mengambil tantangan/peluang, sebagai berikut:
Pergudangan luar negeri 100% asing
Kargo darat luar negeri 100% asing
Proses export-import luar negeri 100% asing
Kargo laut luar negeri 100% asing
Kargo udara luar negeri 100% asing
Proses export-import dalam negeri 100% lokal
Kargo darat dalam negeri 100% lokal
Kargo laut dalam negeri 20% lokal, 80% asing
Kargo udara dalam negeri 50% lokal, 50% asing
Pergudangan dalam negeri 80% lokal, 20% asing
Peluang Bisnis Industri Logistik Era 4.0.
Era bisnis yang ada saat ini tak asing dengan istilah online business atau e-commerce. Banyaknya industri e-commerce di Indonesia tentu harus didukung kuat oleh logistiknya, contoh yang semua masyarakat pasti tahu bahwa saat belanja online mereka tahu akan didukung dengan adanya: jasa kurir, jasa pembayaran (payment gateway), asuransi barang, dan lainnya. Ini adalah contoh barang kecil, lalu bagaimana dengan barang-barang besar?
Beberapa peluang bisnis logistik di era 4.0 saat ini antara lain:
Beberapa perusahaan/institusi mengalami kesulitan dalam menilai keragaan (performance) bagian IT mereka. Mungkin beberapa perusahaan besar akan menanggapi statement di atas dengan ketidaksetujuan, karena merasa sudah memiliki nilai ukur yang baku dan presisi. Bahkan ukuran tersebut sudah diatur dengan rapi di KPI setiap lini di organisasi IT.
Tetapi bagaimana jika beberapa pertanyaan berikut ini diajukan kembali, dan dicoba untuk dicari jawabannya seperti:
Apakah struktur dan ukuran organisasi IT sesuai dengan kebutuhan/ukuran perusahaan?
Apakah software yang digunakan sesuai dengan ukuran dan cocok dengan business process perusahaan?
Apakah organisasi IT terlalu mendikte perusahaan, sehingga perusahaan sendiri tidak memahami seberapa jauh mereka perlu mengakomodir kebutuhan untuk meningkatkan versi, firmware, atau piranti keras yang digunakan?
Jika struktur dan ukuran organisasi IT tidak sesuai dengan kebutuhan/ukuran perusahaan, maka yang dapat terjadi adalah:
Organisasi IT menjadi terlalu besar dan menimbulkan biaya yang membebani perusahaan, atau bisa juga
Organisasi IT terlalu kecil, sehingga perusahaan mengalami ketertinggalan dalam manajemen sistem informasi.
Dalam kasus pertama, dapat terjadi ketika sebuah perusahaan ingin memiliki sistem pengambilan keputusan yang cepat dan kokoh (robust) tetapi karena organisasi IT tidak memiliki cukup multi talenta per orang, akhirnya merekrut tenaga IT sesuai spesialiasi yang lebih detail dan kemudian perlu ditambah dengan konsultan untuk membantu beberapa pekerjaan yang memerlukan skill tertentu.
Organisasi IT akhirnya membebani perusahaan dengan biaya dan persoalan personalia yang berlebihan. Bisa juga akhirnya muncul jabatan di IT yang tidak perlu, dan rekomendasi piranti yang sebenarnya tidak terlalu genting.
Dalam kasus kedua, bisa juga terjadi, ketika sebuah perusahaan ingin menggunakan, misalnya, SAP sebagai tulang punggung sistem informasi (backbone), tetapi mengira bahwa menjalankan sebuah ERP itu seperti membeli Microsoft Office secara online kemudian diinstall di salah perangkat kerja karyawan. Akibatnya tim IT mengalami kesulitan dalam membantu implementasi ERP di perusahaan tersebut, karena jumlah personalia yang terlalu sedikit atau tidak memiliki skill yang sesuai.
Dukungan yang kurang dari organisasi IT mengakibatkan ERP tidak terimplementasi dengan benar. Bahkan bisa jadi tidak terterapkan sama sekali. Artinya menimbulkan biaya yang tidak perlu dan berlebih juga.
Kita akan membahas mengenai piranti lunak dan pengaruh buruk di perusahaan pada artikel selanjutnya.
Sumber daya perusahaan yang paling berharga adalah manusia, namun itu tidak berlaku lagi dalam era kompetisi yang ketat seperti sekarang ini. Perusahaan membutuhkan orang yang tepat (the right people) sebagai modal utama yang harus dimiliki, untuk itulah peran seorang Recruiter menjadi sangat penting. Bagaimana strategi menjadi seorang “Super Recruiter” untuk mendapatkan “the right people“?
Get the Right People.
Para CEO dan seorang manajer harus juga merangkap fungsi sebagai HRD. Terlibat atau melibatkan diri dalam memilih orang-orang dalam timnya, dan kemudian menempatkannya di posisi yang tepat.
Untuk jabatan key position, CEO harus turun tangan langsung dalam memilih orang untuk betul-betul mendapatkan orang terbaik. Carilah orang yang tepat tersebut pada awal di dalam perusahaan, jika tidak ada barulah mencarinya di luar perusahaan. Fokuslah pada pengembangan orang yang tepat di dalam perusahaan, tetapi jangan juga terlalu mengekang. Gunakan selalu prinsip sediakan lahan untuk tumbuh kembang mereka, seorang pimpinan hanya perlu memberinya pupuk dan air. Usahakan mendapatkan seorang Pelukis dibanding Juru gambar, karena seorang pelukis akan memberikan warna tersendiri bagi kesuksesan perusahaan.
Karakter adalah persyaratan utama dalam menentukan orang yang tepat, berikutnya adalah semangat, dan kemampuan.
Super Recruiter.
Untuk menjadi seorang super recruiter harus menguasai beberapa strategi ini:
Lokasi: Institut Transportasi dan Logistik Trisakti
Era industri 5.0 sudah di depan mata, siapa yang menikmati?, tentunya generasi milenial lah yang memiliki kesempatan besar untuk menikmati era ini. Lalu, apakah generasi milenial sudah siap memasuki era tersebut?.
Ekonomi Indonesia 2050
China: $58.4 Triliun
India: $44.1 Triliun
Amerika Serikat: $34.1 Triliun
INDONESIA: $10.5 Triliun
Brazil: $7.5 Triliun
Rusia: $7.1 Triliun
Meksiko: $6.8 Triliun
Jepang: $6.7 Triliun
Jerman: $6.1 Triliun
Inggris: $5.3 Triliun
Pada tahun 2050 nanti, Indonesia akan menempati posisi 4 besar sebagai negara dengan tingkat ekonomi terbesar yaitu sebesar $10,5 Triliun. Untuk itu, diperlukan sinergi antara kaum terpelajar dengan penyelenggara pendidikan baik universitas, institut, maupun sekolah tinggi lainnya.
Tanggung Jawab Kaum Terpelajar.
China mampu menciptakan processor lebih hebat dari Intel sehingga China mandiri menghasilkan produk MRI berkelas dunia. China memiliki 17 juta mahasiswa, yang mayoritasnya mengambil bidang sains dan teknik. Setiap tahun China menghasilkan tidak kurang dari 325,000 insinyur. China punya Silicon Valley seperti Qingdao. Gaji seorang insinyur di Qingdao hanya 1/5 gaji insinyur di AS dan Eropa, tapi kualitas kerja mereka sama. Pertumbuhan cepat China karena terjadinya paradigma baru setelah era Deng yaitu lahirnya newcomer entrepreneurship dari kalangan kampus. Sebagian besar yang kini jadi 1000 orang kaya di China adalah para akademisi sains Tiongkok. Bagaimana dengan Indonesia?
Link & Match Antara Dunia Pendidikan Dengan Dunia Usaha / Dunia Industri.
SDM Indonesia saat ini dinilai belum mampu bersaing dengan negara-negara maju di Asia maupun di Eropa. Indonesia itu tidak melakukan industrialisasi, tetapi hanya penyelenggara pendirian pabrik-pabrik milik asing. Kita tidak berdaulat dalam teknologi, kita tidak berdaulat dalam bibit, kita tidak berdaulat dalam pangan, kita tidak berdaulat dalam energi. Kita banyak kehilangan kedaulatan terutama pada sektor SDM.
Dunia pendidikan harus peka terhadap kebutuhan dunia usaha/ dunia industri dan harus mampu menyesuaikan pola pendidikan demi menghasilkan SDM unggul dan siap kerja.
